¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)? 

A la pregunta ¿qué es un RPA? Podemos decir que la automatización robótica de procesos es una tecnología de software que reduce o elimina el esfuerzo humano involucrado en los procesos comerciales mediante el uso de software de robot virtual o «bots», que a menudo funcionan con inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML), reconocimiento óptico de caracteres (OCR), y otras tecnologías cognitivas.

Si bien RPA se refiere a robots en su nombre, la tecnología no utiliza robótica, a diferencia de la automatización industrial. En cambio, se basa en piezas de software, que podrían ser scripts de automatización independientes o aplicaciones de automatización de extremo a extremo, para reemplazar el esfuerzo humano. Por ejemplo, el software puede obtener datos de un sistema en un momento determinado y transferirlos a otro después de ejecutar una serie de comprobaciones sin intervención humana. El software utilizado en RPA se conoce como bots, que pueden ser pre-empaquetados o personalizados.

Si bien la automatización ha existido desde la década de 1900, RPA saltó a la fama solo después de la evolución y la creciente accesibilidad de la IA y el aprendizaje automático. Estas tecnologías cognitivas permiten que los bots respondan a varios desencadenantes de eventos y realicen tareas complejas.

Por ejemplo, la técnica OCR AI permite que los bots RPA extraigan o «lean» información de una imagen, como lo haría un ser humano. Además, gracias a los algoritmos de aprendizaje automático, los bots se vuelven cada vez más poderosos y efectivos cada vez que se usan. Por ejemplo, si un usuario humano hace coincidir una imagen con un texto la primera vez, el bot puede usar ML para aprender de esta corrección y hacerlo automáticamente la próxima vez.

RPA está evolucionando rápidamente a medida que estas tecnologías cognitivas se vuelven cada vez más avanzadas. Por ejemplo, en 2020, Gartner acuñó el término hiperautomatización para referirse a la RPA de próxima generación que utiliza IA/ML excepcionalmente inteligente para tomar decisiones y ejecutar acciones perfectamente alineadas con los objetivos comerciales.

Tipos de RPA

Si bien la automatización de procesos robóticos se puede clasificar en términos de su propósito, solo existen tres tipos de RPA según sus operaciones internas. Estos son:

1. RPA atendida: la RPA atendida es una herramienta utilizada por un empleado humano y no se activa automáticamente. Por ejemplo, digamos que un empleado debe pasar por seis pasos diferentes para completar una tarea. En cambio, pueden simplemente ejecutar un programa RPA para realizar la misma tarea automáticamente, pero es necesario que haya un ser humano para iniciar el código. iPhone Shortcuts es un excelente ejemplo de este tipo de automatización en nuestra vida diaria.

2. RPA desatendida: la RPA desatendida generalmente se basa en eventos y opera en el backend de la infraestructura de TI. Cuando ocurre un evento específico, el bot RPA entra en acción y lanza una secuencia de tareas. El evento también puede ser una fecha o una hora, lo que permite que la RPA desatendida se ejecute en segundo plano según un cronograma preconfigurado. A veces, la RPA desatendida puede tener un humano en el bucle (HTTL) para manejar excepciones raras.

3. RPA híbrido: este es probablemente el tipo de RPA más común adoptado por las empresas. Un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo tendrá bots atendidos y desatendidos que trabajan juntos para realizar una función más importante. Por ejemplo, un bot desatendido podría analizar datos en segundo plano y presentar la información al usuario. Luego de mirar los insights, el usuario presiona un botón para ejecutar una serie de acciones: automatización asistida. Juntos, forman un proceso RPA híbrido.

¿Cómo funciona RPA?

La automatización robótica de procesos (RPA) emplea «robots» de software de computadora para realizar operaciones digitales repetitivas basadas en reglas, como volver a ingresar datos o copiar y pegar. RPA funciona aprovechando su arquitectura de TI actual y soluciones de gestión de bases de datos. Se pueden integrar tecnologías RPA con aplicaciones de varias maneras:

Conexiones back-end y front-end

RPA puede funcionar a través de enlaces a sistemas de datos y servicios web empresariales. También existe la opción de conexiones front-end o de escritorio, que vienen de varias formas. En la interfaz, su automatización puede vincularse con aplicaciones de escritorio (como SAP, PeopleSoft y Salesforce CRM) y otros recursos para completar la tarea de varias maneras. Al igual que un operador humano, la automatización de front-end puede leer y escribir datos y registrar eventos directamente desde la interfaz de usuario de la aplicación de destino.

Aproximaciones en capas y grabadas

Una estrategia distribuida para el desarrollo de la automatización suele ser la mejor solución para escenarios complicados, mientras que el registro de procesos es efectivo para procesos comerciales más sencillos y estándar. El método en capas divide los muchos componentes de la automatización de procesos en varios niveles, cada uno de los cuales es responsable de funcionalidades específicas. La capa de proceso está en la parte superior, seguida de subprocesos que pueden estar en capas dentro de los procesos principales. Los usuarios pueden construir objetos o procesos para actividades particulares a partir de una capa de elementos de nivel inferior o interacciones de pantalla.

En algunos aspectos, la noción de registro de procesos es comparable a configurar una macro de Microsoft Excel para manejar una serie de acciones. La grabación de procesos transforma las acciones del usuario en un procedimiento que las duplica. Puede facilitar el desarrollo rápido y sencillo de la automatización de procesos.

Funcionamiento cognitivo de RPA

Automatización avanzada utilizando inteligencia artificial (IA) y tecnologías asociadas como reconocimiento óptico de caracteres u OCR, aprendizaje automático y análisis de texto. La automatización cognitiva puede utilizar fuentes de datos no estructurados, como documentos escaneados, correos electrónicos y cartas, mientras que la RPA supervisada y no supervisada prospera con operaciones que utilizan información de bases de datos organizadas.

Ejemplo de RPA para ilustrar cómo funciona

La ‘producción automática de facturas’ es una de las instancias más populares de RPA. Es un rol vital para cada organización, pero a veces también puede ser una responsabilidad crucial. Este trabajo a menudo es repetitivo, lo que lo hace iterativo (y consume mucho tiempo) para el personal humano que debe realizar decenas de miles de actividades de este tipo diariamente.

Debido a que son repetitivos y organizados, estos procedimientos son excelentes candidatos para la automatización RPA. En una empresa típica, el flujo de trabajo para este procedimiento puede ser el siguiente:

• Un consumidor desea que se le envíe una factura por correo electrónico.
• El operador examina la carta y lanza la aplicación de facturación correspondiente.
• La información del correo electrónico se copia en el sistema de facturación.
• La factura se genera utilizando los datos proporcionados y se almacena.
• Se envía al remitente original que la operación se ha completado.

Todas estas tareas se pueden automatizar mediante la herramienta RPA. Tan pronto como un consumidor envíe un correo electrónico inicial, los bots RPA completarán todas estas acciones al instante sin intervención humana. La preparación y purificación de datos de manera estructurada permite que los bots de software simplemente copien y peguen información de un área a otra sin la participación humana.

Si los datos son insuficientes, erróneos o están ausentes, estos bots de software pueden enviar un reconocimiento al originador y solicitar los datos correctos. Evita todo tipo de errores que puedan tener su origen en un error humano. Uno debe darse cuenta de que no todos los procesos son adecuados para RPA. Debe buscar procedimientos que sean muy predecibles y repetitivos; la imprevisibilidad es nuestro enemigo aquí.

Los 5 mejores softwares RPA

El software RPA puede verse como un subconjunto de la tendencia «sin código» o «de código bajo», ya que necesita poca o ninguna programación original. El objetivo es permitir que los no programadores, como un consultor comercial, un analista de inteligencia de amenazas o cualquier persona ajena a TI, construyan software con éxito; en este caso, bots RPA que realizan actividades informáticas repetitivas basadas en reglas. Las cinco aplicaciones principales capaces de hacer esto incluyen:

1. Automatización en cualquier lugar

Automation Anywhere es una empresa de software con sede en EE. UU. que crea software para la automatización robótica de procesos. La empresa se estableció en 2003 y tiene su sede en San José, California. La plataforma Automation Anywhere proporciona automatización empresarial segura junto con inteligencia de procesos para mejorar la eficiencia operativa.

La Sala de Control ayuda en la gestión de procesos automatizados. Se utiliza principalmente a nivel organizacional y mejora las operaciones. Es importante destacar que Automation Anywhere Community Edition es una aplicación RPA gratuita que permite a los usuarios automatizar varios procesos básicos y complicados.

2. Automatización inteligente de Blue Prism

Blue Prism es el nombre comercial de Blue Prism Group plc, una empresa de software global con sede en el Reino Unido que proporciona software RPA corporativo para respaldar una fuerza laboral digital. Fue creado para automatizar procesos operativos complicados de extremo a extremo. Blue Prism® desarrolla software de automatización de procesos robóticos inteligentes (RPA) para equipar a las empresas con una fuerza laboral digital más segura, ágil e inteligente.

Blue Prism amplía el área de trabajo que su empresa puede automatizar al combinar AI y ML, que cuenta con el respaldo de una fuerza laboral inteligente que maneja los trabajos donde sea que se requieran.

3. RPA de IBM

IBM Robotic Process Automation (RPA) implica el uso de robots de automatización inteligentes en cualquier proceso que requiera eficiencia, consistencia y velocidad sin posibilidad de error. En esencia, replica las acciones de un usuario humano. Es posible automatizar procesos mediante el empleo de bots digitales, o bots, que realizan operaciones preprogramadas, repetitivas y sin errores. Con ese fin, IBM RPA comprende los siguientes componentes: IBM Robotic Process Automation Studio, el cliente web, un panel y funciones de accesibilidad.

La herramienta IBM Robotic Process Automation Studio (el componente central del software) ofrece una propuesta de valor fundamental: no se requieren conocimientos previos de lenguajes de programación para diseñar, ejecutar, probar y lanzar bots en la plataforma utilizando la herramienta.

4. Automatización de energía de Microsoft

Microsoft Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow hasta noviembre de 2019, es una tecnología de plataforma de integración como servicio (iPaaS) para automatizar procesos recurrentes. Es un componente de la familia de herramientas de Microsoft Power Platform, que incluye Power Apps y Power BI. Power Automate es una herramienta que facilita la creación de procesos automatizados entre sus aplicaciones y servicios preferidos para sincronizar archivos, recibir alertas, recopilar datos y más. Debido a sus capacidades de arrastrar y soltar de bajo código y numerosas conexiones preconstruidas, Power Automate permite que cualquier persona cree operaciones automatizadas usando flujos y aproveche la nube de Azure para la escalabilidad.

5. UiPath

UiPath es una empresa de software internacional que desarrolla software RPA. Se estableció en Bucarest, Rumania, pero tiene su sede en la ciudad de Nueva York. UiPath es una herramienta para la automatización sustancial de procesos robóticos de extremo a extremo. Ofrece a las organizaciones herramientas para automatizar las tareas ordinarias de oficina para un cambio transformador. Emplea una serie de técnicas para convertir trabajos monótonos en procesos automatizados.

La ventaja de UiPath es su capacidad para retener enormes cantidades de datos y facilitar un proceso que, de otro modo, sería difícil y laborioso. Simplemente moviendo y soltando trabajos relacionados en el espacio de trabajo gráfico, el usuario de UiPath creará pasos de proceso visuales. Luego, utilizando las características de la interfaz de usuario, pueden convertir estas etapas del proceso en un flujo de trabajo visual.

Usos de RPA

Según la consultora de RPA en Madrid Exevi, una industria que implementa RPA puede automatizar todo su flujo de trabajo, infraestructura y actividades de back-end que requieren mucha mano de obra y mucho tiempo. Todas las empresas e industrias pueden automatizar sus procesos mediante la automatización de procesos robóticos, lo que elimina por completo la posibilidad de inexactitud humana. Aquí hay algunos escenarios donde el uso de RPA tiene mucho sentido para una organización:

1. Clasificación de las consultas de los clientes

Los sistemas automatizados de atención al cliente y centros de contacto pueden categorizar las consultas de los consumidores y proporcionar respuestas iniciales. El sistema automatizado puede dividir las consultas en muchos grupos, incluido el departamento de tecnología, el departamento de servicio al cliente y otros. El procesamiento por parte de un bot RPA garantiza que las consultas de servicio al cliente lleguen al miembro del equipo adecuado para una respuesta rápida. No es necesario transferir la llamada del cliente de un agente a otro.

2. Gestión de datos de ventas

La consistencia de los datos en los sistemas de nivel empresarial es una tarea desafiante. Los vendedores deben ingresar datos en un sistema CRM y un sistema ERP. Estos datos deben ser duplicados e ingresados en otra base de datos o módulo por analistas financieros. Esto conduce a la duplicación, ineficiencias y una disminución en la producción. RPA puede ejecutar operaciones de venta de extremo a extremo, como la entrada de datos y la facturación. Además, los bots pueden mantener bases de datos eliminando información redundante.

3. Incorporación de clientes y empleados

La mayoría de las empresas B2C (Business-to-Consumer) y B2B (Business-to-Business) se adhieren a un procedimiento de incorporación de clientes. Para que los clientes continúen utilizando sus bienes y servicios, deben mantener relaciones sólidas con los clientes y evitar errores. Utilizando RPA cognitivo y OCR (reconocimiento óptico de caracteres), las organizaciones pueden realizar la mayoría de las tareas de incorporación de clientes con relativa facilidad.

Del mismo modo, establecer e incorporar nuevo personal es un procedimiento laborioso y lento para los profesionales de TI y recursos humanos. Implica generar nuevas cuentas, ID de correo electrónico y privilegios de acceso, entre otras responsabilidades. Debido a la naturaleza repetitiva y basada en reglas de las tareas de incorporación de empleados, es posible automatizar la aplicación de un proceso específico cuando se establece una nueva cuenta de usuario. Los nuevos trabajadores pueden recibir avisos y documentación por correo electrónico a través de bots RPA.

4. Realización de tareas financieras rutinarias

Desde archivos PDF, bases de datos internas y aplicaciones en línea, los bots RPA pueden transferir facturas entrantes. Además, el bot RPA puede instalar un PDF duplicado en un servidor interno, lo cual es esencial para garantizar el cumplimiento normativo y puede minimizar los plazos de procesamiento de facturas de los contratistas hasta en un 60 %. Los bots pueden mantener registros maestros de clientes y aprobaciones de crédito con mayor velocidad y precisión. Lo mismo se aplica a los documentos de efectivo AP y al procesamiento de pedidos. Además, las alertas tardías pueden emitirse a través de correo electrónico con mayor rapidez y menor dificultad que lo habitual para los ajustes de última hora.

Finalmente, se deben conciliar los datos contables de varias fuentes, como hojas de Excel o facturas de clientes. Usando la automatización, uno puede preparar y descargar la información en el formato adecuado y verificar los datos en busca de excepciones.

5. Optimizar la calidad de la asistencia sanitaria

A medida que la cantidad de pacientes continúa aumentando, las empresas de atención médica priorizan el ahorro de costos y la eficiencia como dos de las ventajas más importantes de la adopción de RPA en los servicios de atención médica. El personal de la industria de la salud ahora puede administrar una base de pacientes más extensa, particularmente en la prestación de cuidados y atención individualizados.

La implementación de RPA reduce los gastos asociados con el mantenimiento de los registros médicos de los pacientes, la entrada de datos y el procesamiento de reclamos, entre otras tareas. Esto permite que el personal dedique más tiempo a operaciones críticas, como la atención al paciente, en lugar de tareas tediosas y laboriosas.

6. Extraer datos de diferentes fuentes

Los datos pueden aparecer en varias formas, incluido texto editable y notas escritas a mano. Los especialistas en ingreso de datos luchan por leer e ingresar los datos en el sistema. Es simple para la tecnología OCR leer información de varios formatos e ingresarla en el sistema.

Es simple para la tecnología OCR leer información de varios formatos e ingresarla en el sistema. Todo el procedimiento se puede computarizar con una pérdida mínima de precisión de la información. RPA es una excelente inversión si su empresa tiene que recopilar y archivar información de varias fuentes. La mayoría de las horas de los empleados se dedican a trabajos de TI repetitivos como este. RPA ahorra este tiempo y lo redirige a otras actividades productivas.

7. Regularizar la inteligencia de negocios

En toda organización, los trabajadores deben presentar informes de progreso frecuentes a su gerencia. La preparación y distribución de dichos informes a la gerencia puede desviar la atención de los trabajadores de las tareas regulares. Las empresas pueden usar los sistemas RPA para crear informes automáticamente desde varias plataformas de análisis de datos, evaluar su contenido y enviarlos al personal de gestión adecuado.

Conclusión

La automatización robótica de procesos (RPA) se está convirtiendo rápidamente en un elemento básico del negocio, ya que reduce drásticamente los esfuerzos de los trabajadores. Para 2023, Gartner predice que el gasto mundial en RPA superará los $ 3 mil millones, lo que también se debe a la pandemia. El período de COVID-19 obligó a las empresas a encontrar nuevas eficiencias e implementar formas de hacer más con menos. Es por eso que comprender e implementar RPA, y seleccionar una empresa RPA que ofrezca el software adecuado para sus necesidades, es una palanca esencial para las compañías.

Fuente: NCYT Amazings